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        为积极响应院党委关于加强档案管理工作的意见和要求,进一步规范团委档案管理工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,充分发挥档案的作用和价值,为团委顺利有序地开展各项工作服务,结合《滨州职业学院档案管理办法》,特制订团委档案管理办法如下:

        一、不断提高对档案管理工作的认识程度

       (一)认识档案管理工作的重要性。档案是在团委日常工作和大型活动中形成的,对团委今后工作具有保存价值和指导意义的各类文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,是记录团委工作发展的重要依据。做好档案管理工作是团委日常工作的一个重要组成部分,是提高团委工作效率和工作质量的一个有力保障,是衡量团委工作业绩和管理水平的一个重要尺度,要高度重视档案管理工作。

       (二)认识档案管理工作的迫切性。档案是当前工作的真实记录,是证实团委工作发展的重要依据,展现了团委工作的历史轨迹,可以为未来提供借鉴和参考,是不可再生的宝贵财富,因此一旦在档案管理工作中出现疏忽和遗漏,就会为未来档案的查阅、工作的借鉴等带来不可弥补的损失,要高度重视档案管理,认识到这项工作的迫切性。

        二、规范管理,责任到人

        档案管理必须严格遵守操作规范,按照《滨州职业学院档案管理办法》,从档案的收集和鉴定、整理和编目、保管和监控及档案的利用服务等四个方面做好各项管理工作。同时,要不断更新档案管理理念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,对档案管理人员进行必要地培训,对档案管理工作做好科学合理地分工,切实保障团委档案管理工作的规范性和及时性。

        三、人员分工情况

        1、赵金奎:学生院长助理每周工作报告。

        2、尚秋实:学生院长助理日常管理工作相关材料;舆情信息员队伍的相关资料。

        3、林承凤:团组织建设基本情况,广播站、记者团活动的相关材料。

        4、杨  房:学生会、学生社团日常建设及管理材料,学院大型文体活动的相关材料;慈善义工、志愿者活动、红十字会活动的相关材料。

        5、金  琳:团费收缴、学生礼仪培训及服务的相关材料。

        6、新闻宣传工作的相关材料,由新闻稿件的撰写者做好档案管理工作。

        7、金琳兼任团委档案管理员。

       四、团委档案管理相关要求

       1、电子文档、声像图片等类型的档案管理工作,要严格按照分工情况,由每一位负责同志对分工范围内的电子档案材料进行日常管理,并交送一份给档案管理员。

       2、纸质档案材料的管理:按照分工情况,对需要保存的、有价值的档案、材料入档保存。

       3、在新闻媒体发表的稿件或文论,由撰写人或者是新闻报送人搜集原件,并报送档案管理员入档。

       4、任何类型的档案,都应在档案产生一天内入档保存;需要提交档案管理员的,应在档案产生三天内提交。

       5、需临时借阅档案的,借阅人应签署借阅单,并按期归还借阅档案;归还借阅档案时,借阅单由档案管理员当面销毁;过期未还的,由档案管理员负责追讨。

       6、需向党办等部门移交的档案,应由档案管理员和档案移交单位的相关人员共同签署档案交接清单;档案管理员应在档案移交后保留档案复印件。

       7、对于2010年前的历史档案,根据是否具有保存价值选择入档管理或者销毁;档案销毁前需签署无用档案销毁申报单,由主要领导审阅后签字;档案销毁时需档案管理员和当时的档案持有者至少两人在场。

       五、做好档案管理的后勤保障工作

       要做好档案管理工作,就必须要为档案管理提供必备的物质条件,做好后勤保障工作。

       个人根据需要,将需要购置的档案橱、档案盒以及移动硬盘等相关物资及其数量,统计后报送金琳。金琳统一整理后交团委书记赵金奎签字,并做好相关的购买和发放事宜。

 

 

附:1、档案交接清单

    2、档案管理清单

    3、档案借阅单

    4、无用档案销毁申报单

 

 

 

 

共青团滨州职业学院委员会

二〇一一年三月十六日

 

 

附件一:

团委档案交接清单

 

 

交接内容

交接份数

交接时间

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  交付人签名:                      接收人签名:

 

附件二:

团委档案管理清单

 

 

档案内容

份数

产生时间

存档时间

存放位置

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 档案管理员签字:

附件三:

档案借阅单

 

借阅人姓名

 

所在单位

 

借阅内容

 

借阅份数

 

借阅时间

  月  日——  月  日

借阅人签名

 

档案管理员签名

 

 

 

 

附件四:

无用档案销毁申报单

 

档案内容

 

销毁原因

 

销毁份数

 

销毁时间

  月   日

销毁人员签名

 

主要领导签名

 

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